Dlaczego warto korzystać z dysku w chmurze? Poznaj 5 powodów.
Czym jest chmura i jakie są jej zalety? Chmura, a właściwie usługi chmurowe, są dość szerokim pojęciem. W przeciwieństwie do klasycznego modelu przechowywania danych, gdzie pliki są trzymane w jednym, znanym miejscu np. na dysku lokalnym komputera lub na konkretnym serwerze dostępnym poprzez sieć, idea chmury polega na tym, że wyznaczone pliki wysyłane są do przechowywania w różne miejsca i dostępne zdalnie. Współcześnie bardzo wiele usług korzysta z tego modelu. W tym artykule skupimy się na omówieniu zastosowania chmury do przechowywania osobistych plików komputerowych na rozproszonych serwerach, oferujących stałe, nieograniczone czasowo miejsce i jednocześnie swobodny dostęp do nich – po zalogowaniu się na osobiste konto.
Sam fakt, że nasze dane możemy przechowywać równolegle w innej lokalizacji, do której mamy stały dostęp, stanowi ogromną korzyść. Wyobraźmy sobie, że sporządzamy ważny dokument. Drobna awaria dysku, zasilania lub innego elementu w naszym komputerze, może nas pozbawić całej pracy, wymazać plik, nad którym pracowaliśmy miesiącami. Ręczne kopiowanie każdego pliku, po pojedynczej zmianie jest niezmiernie uciążliwe na dłuższą metę. Możliwość automatycznego kopiowania ważnych plików do dodatkowej lokalizacji zapewnia nam oprogramowanie typu kopia bezpieczeństwa. Jednakże pamięć zewnętrzna może się popsuć. Chmura może być rozwiązaniem takich problemów.
Charakterystyczne cechy chmury to rozproszenie struktury oraz wygoda dostępu. Nie jest potrzebne (a w praktyce – nie jest też możliwe) dokładne wskazanie, na którym serwerze znajduje się każdy z przechowywanych w ten sposób plików. Wszystkie dane użytkownika są natomiast dostępne dla niego poprzez specjalną aplikację lub dowolną przeglądarkę internetową, z dowolnego miejsca, gdzie działa internet, po uwierzytelnieniu się loginem i hasłem.
Przewaga chmury nad klasycznym serwerem wynika m. in. z faktu, że dane są automatycznie powielane i przechowywane w różnych lokalizacjach. Daje to bardzo wysoki poziom ochrony, zarówno przed uszkodzeniami elektronicznymi (awaria pojedynczego dysku), jak również uszkodzeniami infrastruktury na dużą skalę – nawet jeśli np. tsunami zmiecie jedną serwerownię z powierzchni ziemi, te same wersje naszych plików będą dostępne dzięki przechowywaniu ich również na innych serwerach, rozsianych w innych częściach świata.
Dla osób rozważających wykorzystanie większej powierzchni dysku sieciowego, usługi oparte na chmurze są także dużo tańsze, ponieważ zamiast wynajmować osobny serwer, wynajmujemy pewną ilość miejsca w ramach już istniejącej, rozbudowanej infrastruktury. Niemal wszystkie popularne usługi tego typu występują w podstawowej wersji gratis, która może być całkowicie wystarczająca jak na potrzeby prywatnej osoby. Czas dostępu również przemawia na korzyść usługi chmurowej – zależnie od tego, z jakiej lokalizacji się łączymy, nasze dane są nam udostępniane z serwera oferujące najszybsze połączenie do naszej lokalizacji. Kolejną korzyścią jest mniejsze zatrucie środowiska przez zmniejszenie emisji dwutlenku węgla przy wykorzystaniu istniejących serwerów, w porównaniu do uruchamiania dedykowanego serwera na nasze potrzeby. Wreszcie, uruchomienie dysku chmurowego jest znacznie prostsze niż, gdybyśmy chcieli korzystać z własnego serwera i bardzo podobne do założenia nowego konta poczty elektronicznej.
Biorąc pod uwagę wszystkie zalety, warto rozważyć korzystanie z takiej usługi, nawet jeśli korzystamy z komputera sporadycznie i jedynie do celów amatorskich. Trzeba jednak wybrać konkretnego dostawcę oraz ofertę, a wybór jest niemały. Podstawową funkcjonalnością dostępną w standardzie jest dostęp do swoich plików z każdego komputera podłączonego do internetu. Poszczególni dostawcy oferują jednak wiele dodatkowych funkcji. Warto przyjrzeć się im i przeanalizować, które wykorzystamy w naszym przypadku.
W dalszej części artykułu zaprezentowaliśmy kilka przykładowych scenariuszy wykorzystania dysku w chmurze, aby ułatwić wybranie konkretnego dostawcy, wpasowującego się w nasze potrzeby. Ponadto, istotna jest przestrzeń dyskowa, którą otrzymamy do wykorzystania. Zwykle dostawcy „wirtualnego dysku” oferują bezpłatną wersję z najmniejszym pakietem pojemności danych oraz więcej niż jeden pakiet płatny w formie abonamentu, najczęściej miesięcznego. Przykładowo, bezpłatny pakiet może mieć oferować od 2 do 15 GB pojemności, podczas gdy płatne – od 50 do 1000 GB a nawet więcej.
Nikt nie zabroni nam używać równocześnie usług od kilku różnych dostawców. Dostawca „X” zapewnia dużo miejsca, ale wolny transfer. Takie rozwiązanie sprawdzi się do przechowywania kopii naszych starszych danych, do których nie sięgamy zbyt często (backup). Dostawca „Y” oferuje szybkie synchronizowanie i jednocześnie funkcję przechowywania kilku wersji tego samego pliku (dzięki czemu możemy odzyskać poprzednią wersję po nieumyślnej zmianie zawartości pliku). Takie rozwiązanie będzie bardzo dobre do trzymania naszych bieżących, często modyfikowanych dokumentów. Z kolei dostawca „Z” może oferować wygodną aplikację mobilną, pozwalającą automatycznie przesyłać zdjęcia z naszego smartfona do chmury. Wszystkie te funkcje mogą się uzupełniać, usługi różnych dostawców - działać równocześnie, a pliki – synchronizować na każdy z naszych komputerów.
Jak zacząć korzystać z usługi chmurowej?
Zachęćamy rozpocząć od .... porządków. Uruchomienie na swoje potrzeby dysku w chmurze jest doskonałą chwilą na uporządkowanie posiadanych plików, folderów i dysków. Usuńmy lub przenieśmy w jedno miejsce wszystkie stare duplikaty. Jeśli posiadamy nowszą wersję pliku, starszą lepiej jest skasować bądź oddzielić od plików bieżących i schować w folderze, które oznaczymy jako archiwum. Następnie oddzielmy pliki często modyfikowane (dokumenty, arkusze, prezentacje, pliki projektów graficznych) od plików, których raczej nie będziemy zmieniać (zdjęcia, muzyka, e-booki, filmy).
Wprowadźmy prostą, jednolitą metodę, według której umieszczamy pliki własne w folderach – np. folder „Dokumenty” może zawierać stare, archiwalne pliki, zamknięte projekty, dane z poprzednich miejsc zatrudnienia i szkół itp. Folder „Zdjęcia” może zawierać podfoldery z kolejnymi rocznikami naszych fotografii cyfrowych, posegregowanych na konkretne wydarzenia. Z kolei wszystkie pliki szczególnie ważne i aktualne, te wciąż przez nas modyfikowane oraz te regularnie otwierane (edytowalne wersje wszelkich danych – dokumenty tekstowe, arkusze, prezentacje, pliki graficzne obsługujące warstwy czy pliki projektów wideo), zasługują na umieszczenie w osobnej strukturze folderów, oddzielnie od plików opisanych wcześniej.
Dopiero po takich porządkach może się okazać, ile tak naprawdę miejsca potrzebujemy w chmurze. Przekonamy się, które foldery powinniśmy w niej umieścić i jak zaplanować korzystanie z usług chmurowych, aby przy minimum wysiłku otrzymać maksimum efektu.
Jakie są korzyści z usług chmurowych?
1.Bezpieczny sejf
Usługa chmurowa jest na tyle bezpieczna, na ile bezpieczne hasło do niej stworzymy. Wśród innych kwestii wpływających na bezpieczeństwo, są również Są techniczne możliwości dostępu do naszych danych przez pracowników firmy oferującej usługi chmurowe. Jeśli chcemy zapewnić sobie bardzo wysoki poziom bezpieczeństwa (przydatny, gdy planujemy przechowywać w chmurze bardzo wrażliwe dane jak zdjęcia naszych dokumentów, kart kredytowych czy hasła do różnych usług), warto wybrać dostawcę, oferującego szyfrowanie end-to-end. Oznacza to szyfrowanie danych w taki sposób, aby były możliwe do odczytu tylko dla końcowych użytkowników. Dzięki niemu nikt poza osobą znającą hasło nie ma możliwości podejrzeć naszych danych, nawet jeśli posiada dostęp do serwera. Efektem ubocznym tak wysokiego poziomu bezpieczeństwa, jest brak możliwości odzyskania hasła szyfrowanej usługi – jeśli je zapomnimy, utracimy do niej dostęp.
2. Archiwizacja swoich danych
Argumentem za wykorzystaniem dysku w chmurze, który może przemówić do każdego użytkownika informacji w postaci cyfrowej, jest możliwość bardzo łatwego tworzenia automatycznej kopii bezpieczeństwa. W czasach, gdy niemal wszystkie najistotniejsze informacje, a bywa że i całość naszej pracy, dorobku naukowego, wspomnień oraz projektów hobbystycznych przechowujemy w postaci cyfrowej, brak takiej kopii naraża nas na utratę znaczącej ilości danych. Wyobraźmy sobie, że wszystkie nasze zdjęcia, książki i inne cenne informacje, zbierane i sortowane od lat pliki znikają bezpowrotnie, w ułamku sekundy. Tymczasem wystarczy zarejestrować się w usłudze i przeciągnąć folder, który chcemy zsynchronizować, w odpowiednie miejsce w oknie przeglądarki.
Pierwsza synchronizacja może trwać długo – zależnie od wielkości naszych plików oraz prędkości wysyłania danych do internetu, w przypadku większej kolekcji trzeba mieć na uwadze, że może to zająć nawet kilka godzin lub dłużej. Tym niemniej, proces synchronizacji jest automatyczny i działa w tle.
Jeśli pobierzemy aplikację (klienta) do synchronizacji, wystarczy umieścić wszystkie pliki i foldery we wskazanym w niej miejscu – zaczną się przesyłać automatycznie. Upewnijmy się, że ta aplikacja będzie uruchamiana wraz z systemem, nie ma wówczas żadnych przeszkód, aby wyłączyć komputer (co wstrzyma proces synchronizacji) i wznawiać go później, w dogodnym czasie. Gdy już cała dotychczasowa kolekcja naszych danych będzie zsynchronizowana, późniejsze zmiany (zwykle pojedyncze pliki) aktualizują się w ciągu sekund.
Archiwizować w chmurze można także pliki z urządzeń mobilnych, czyli najczęściej nasz zbiór cyfrowych fotografii i filmów. Odpowiednie aplikacje mobilne, zależnie od posiadanego modelu telefonu czy tabletu, mogą zapewnić automatyczne wysyłanie naszej twórczości na serwer, podczas gdy inna aplikacja, działająca na komputerze może pobierać te zdjęcia i filmy na nasz dysk. Korzystając z tej funkcji, warto sprawdzić, czy ustawienie wysyłania danych z urządzenia mobilnego będzie wykorzystywać sieć komórkową. Zdjęcia, a zwłaszcza filmy potrafią zajmować dużo miejsca. Dlatego, w przypadku ograniczonego pakietu danych, lepiej jest pozwolić na synchronizację tylko przez sieć Wi-Fi, aby zbyt szybko nie zużyć całego przysługującego nam transferu.
3. Zwiększenie przestrzeni dyskowej
Wyobraźmy sobie sytuację, gdy potrzebujemy zwiększyć przestrzeń na swoje dane, ale wymiana dysku lub dokupienie dodatkowej pamięci podłączanej z zewnątrz do komputera nie jest optymalnym rozwiązaniem? Jeżeli mamy bardzo szybki internet, trzymanie części plików wyłącznie w chmurze jest wówczas opcją wartą rozważenia.
Niektórzy dostawcy przestrzeni dyskowej w chmurze dają możliwość korzystania z niej w taki sposób, że tylko wskazane elementy (pliki i foldery) są przechowywane na dysku lokalnym. Pozostałe pliki po zakończeniu używania są aktualizowane na serwerze i w krótkim czasie usuwane z lokalnego dysku, a my możemy cieszyć się dostępem do wszystkich plików pomimo niewielkiego dysku. Zapisanie każdego pliku w chmurze może potrwać znacznie dłużej niż w przypadku pracy na lokalnie przechowywanych zasobach, dlatego część plików – te bardzo często używane – warto oznaczyć, aby zawsze były przechowywane lokalnie.
4. Praca w wielu miejscach na tych samych plikach
Załóżmy, że korzystamy z kilku komputerów (np. komputer stacjonarny w biurze, w domu oraz laptop) i zależy nam, aby wszystkie pliki, nad którymi często pracujemy (które mogą ulegać zmianom), były zawsze aktualne na każdym z nich. Ponadto chcemy mieć na nich dostęp do wszystkich kluczowych informacji, jak np. zdjęcia naszych dokumentów (w wersji pełnej oraz z zamazanymi najbardziej wrażliwymi danymi jak np. nr PESEL), numery kont, adresy ważnych stron oraz używane na nich loginy, jednocześnie mając pewność, że nikt postronny nie uzyska dostępu do tych informacji.
Odpowiednio skonfigurowana chmura pozwoli nam na przechowywane wszystkich plików lokalnie oraz automatyczną aktualizację każdego pliku oraz całej struktury folderów w wyznaczonym miejscu. Każda zmiana (zapisany plik, zmieniona nazwa itp.) jest przenoszona na serwer oraz pobierana na nasze pozostałe urządzenia (gdy tylko mają połączenie z internetem).
Aby uzyskać taki rezultat, na każdym z wykorzystywanych komputerów powinniśmy zainstalować tak zwanego klienta chmury – aplikację, poprzez którą zalogujemy się na własne konto chmury i która będzie śledziła stan modyfikacji każdego pliku i folderu w wybranym miejscu naszego dysku, oraz przesyłała informacje o każdej zmianie na serwer. Niektóre usługi posiadają rozbudowane aplikacje klienckie, oferujące możliwość zdefiniowania różnych miejsc „śledzenia”. Inne mają ustalony, domyślny folder dla plików użytkownika i wówczas trzeba po prostu umieścić w tym folderze, lokalnie na swoim komputerze wszystkie dane, które potrzebujemy synchronizować. Wystarczy przeciągnąć tam pliki i foldery z innych miejsc, takich jak pulpit czy „Moje dokumenty”, upewniwszy się jedynie, że nasza usługa chmurowa posiada dość przestrzeni dyskowej na wszystkie te dane.
Należy pamiętać, że częste zapisywanie dużych plików może spowodować pewne opóźnienie w przekazywaniu danych – zwłaszcza jeśli prędkość wysyłania danych w naszej sieci jest niewielka. Dostawcy internetu chwalą się wysokimi prędkościami sieci, jednak najczęściej dotyczy to wyłącznie prędkości pobierania (z internetu – do nas). Prędkość wysyłania (od nas – do internetu) bywa kilka, a nawet kilkanaście razy mniejsza. Przekazując nasze pliki na serwer jesteśmy ograniczeni niższą prędkością.
Bardzo ciekawymi funkcjami, które mogą się okazać zbawienne podczas pracy na dokumentach przechowywanych w chmurze, jest wersjonowanie oraz przechowywanie usuniętych plików (nawet po usunięciu ich z kosza w komputerze). Niewiele darmowych wersji usług chmurowych posiada te funkcje, a czasem opcja ta istnieje, ale jest ograniczona czasowo (np. do ostatnich 30 dni). Dzięki nim możemy przywrócić usunięty plik, ale także – przywrócić plik do stanu sprzed modyfikacji, którą zapisaliśmy w nim przez pomyłkę. Takie rozwiązanie może nam oszczędzić bardzo wiele czasu i nerwów.
5. Spokój dla rodzica
Wiele spośród opisanych wyżej korzyści przekłada się na spokój rodzica w sytuacjach takich jak kradzież, zagubienie czy uszkodzenie urządzenia, z którego korzystało dziecko. Odpowiednio skonfigurowana kopia bezpieczeństwa zaoszczędzi wiele czasu i nerwów przy odzyskiwaniu dostępu do ważnych informacji, ustawień i zdjęć, zapewniając jednocześnie, że osoby niepowołane nie będą miały do nich dostępu. Oczywiście, przy konfigurowaniu konta dostarczającego usługę backupu, należy stosować się do zaleceń pozwalających należycie zabezpieczyć swoje konta i urządzenia.
Źródła:
- Bezpieczne przechowywanie danych w chmurze, OUCH! Sierpień 2021 r.
- Powrót do szkoły a cyfrowe bezpieczeństwo, Akademia NASK, sierpień 2022 r.
- Hasła i bezpieczeństwo danych, Akademia NASK, maj 2022 r.
- https://mega.nz
- https://drive.google.com
- https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/onedrive
- https://www.dropbox.com
- https://www.icloud.com
- https://www.sync.com/free-cloud-storage
