Jak odnaleźć się w trybie wielozadaniowości. Poznaj 6 porad.

Typowy dzień Zuzanny rozpoczyna się od przygotowania śniadania do szkoły dla dzieci. Gdy jej mąż, Piotr, zawozi pociechy na lekcje, Zuzanna robi kawę i zaczyna pracę - zdalnie. Spotkania online są jej codziennością. Kiedy bierze w nich udział i nie musi akurat się wypowiadać - sprawdza pocztę elektroniczną, odpisuje na emaile, kończy pisać raport, a także przegląda media społecznościowe i odpisuje na wiadomości SMS. Piotr pracuje w biurze typu open space. Przed pandemią w jego firmie spotkania odbywały się w salach konferencyjnych, obecnie zdecydowana większość przeniosła się na platformy komunikacyjne. Piotr podobnie jak jego żona, uczestnicząc w zebraniu, wykonuje inne czynności. Często zdarza się, że rozpraszają go głośne rozmowy innych pracowników. Czy robiąc tyle zadań jednocześnie jesteśmy efektywni i tak samo skupiamy się na każdej z wykonywanych czynności?

Wielozadaniowość – potrzeba współczesnych czasów

Umiejętność prowadzenia wielu projektów jednocześnie, elastyczność w działaniu, umiejętność radzenia sobie z presją czasu – to wymagania z ogłoszeń rekrutacyjnych, sugerujące, że na danym stanowisku możemy spodziewać się pracy w trybie wielozadaniowym.

Chociaż multitasking wydaje się świetnym sposobem na wykonywanie wielu rzeczy jednocześnie, badania wykazują, że nasze mózgi nie radzą sobie z wieloma zadaniami tak dobrze, jak nam się wydaje. Wynika z nich, że w rzeczywistości wielozadaniowość może negatywnie wplywać na efektynowść, bowiem zmniejsza nasze rozumienie i obniża koncentrację uwagi. 

Terminu „multitasking” po raz pierwszy użyto w 1965 roku do opisania działania komputera IBM. Nie oznacza to, że maszyna wykonywała wiele zadań jednocześnie. Procesy uruchamiały się po kolei, a nasze odczucie, że aplikacje działają w tym samym czasie, wynika z optymalizacji czasu przełączania w rdzeniu procesora.

Mózg człowieka jest w stanie wykonywać wiele zadań jednocześnie, ale jego zdolność do wielozadaniowości jest ograniczona. Wiele badań naukowych wskazuje, że mózg człowieka jest bardziej efektywny, gdy skupia się na jednym zadaniu na raz. Podczas pracy nad jednym zadaniem, ​​obie strony kory przedczołowej odpowiedzialnej za skupienie, współpracują ze sobą w harmonii.

Oczywiście są takie aktywności, które możemy wykonywać w parze z inną czynnością, bo nie wymagają od nas 100 % uwagi. Mowa tu na przykład o bieganiu i słuchaniu muzyki czy oglądaniu meczu i jedzeniu przekąsek.  Warto mieć świadomość, że gdy wykonujemy wiele czynności w tym samym czasie, mózg wykorzystuje różne obszary i sieci neuronów, aby przetwarzać informacje i koordynować aktywności. Na przykład, gdy piszemy e-mail i słuchamy muzyki, mózg aktywuje obszary odpowiedzialne za przetwarzanie języka pisemnego, słuchowego oraz muzyki. Jednak nie jest on w stanie skupić się w pełni na każdej z tych czynności naraz, zatem skuteczność i szybkość wykonywania zadań może się zmniejszyć. Kiedy próbujemy czytać e-mail i jednocześnie pisać raport, możemy nie dostrzec ważnej informacji w e-mailu lub popełnić błąd w raporcie. Wynika to z faktu, że mózg musi przeskakiwać pomiędzy zadaniami.

Multitasking – co na ten temat mówią badacze i badania?

Przez wiele lat multitasking z perspektywy pracodawcy był postrzegany jako pożądana cecha. Pracownik, który jest w stanie wykonywać kilka zdań naraz, może zastąpić kilka osób w firmie. Co z kolei może przełożyć się na ograniczenie ponoszonych kosztów pracowniczych. Ponadto multitasking wydaje się być niezbędny w pracy w sytuacji, kiedy trzeba wykonać wiele zadań, a na ich realizację pozostało mało czasu. Zjawisko i poniekąd presja bycia wielozadaniowcem, zainteresowała naukowców i badaczy. Pojawiły się pytania: czy aby odnieść sukces w pracy, naprawdę trzeba być multi-zadaniowcem? Czy ludzki mózg potrafi działać w takim trybie, a praca faktycznie jest efektywna? Liczne badania wskazują, że nie do końca jest to prawda. Mogą to potwierdzić przykładowe wnioski i obserwacje.  
 

• "The Effect of Multitasking on the Grade Performance of Business Students" (2013) - badanie przeprowadzone przez Uniwersytet w Wirginii Zachodniej, pokazało, że studenci wykonujący wiele zadań jednocześnie mają niższą średnią ocen niż studenci wykonujący jedno zadanie na raz.
   

• Agnieszka Popławska i Małgorzata Osowiecka (SWPS Uniwersytet Humanistyczno-społeczny) oraz Justyna Kramarczyk (Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu) w artykule „Medialna wielozadaniowość – specyfika konstruktu i ujęcie międzykulturowe” przyjrzały się rosnącemu znaczeniu internetu w życiu codziennym, korzystaniu z wielu źródeł danych oraz konieczności szybkiego przetwarzania informacji. Celem artykułu był przegląd dotychczasowych wyników badań z zakresu medialnej wielozadaniowości ze szczególnym uwzględnieniem różnic indywidualnych i międzykulturowych. Zdaniem badaczek to kobiety cechuje większa zdolność do multitaskingu, szczególnie pod kątem mediów tradycyjnych. Osoby młodsze (poniżej 20. roku życia) oceniły natomiast jako bardziej wielozadaniowe w obszarze nowych mediów niż ich osoby starsze.
   

• Jeden z wniosków płynących z badania „Media multitasking is associated with distractibility and increased prefrontal activity in adolescents and young adults” wskazuje na to, że osoby wielozadaniowe są bardziej podatne na rozpraszanie się i mogą mieć problemy ze skupieniem uwagi, nawet jeśli nie pracują nad wieloma zadaniami jednocześnie.
   

• Badanie „Media Multitasking and Cognitive, Psychological, Neural, and Learning Differences” wykazało, że intensywna wielozadaniowość może być szczególnie szkodliwa dla umysłów nastolatków. W tym wieku w mózgach adolescentów tworzą się istotne połączenia neuronowe. Częste rozpraszanie uwagi przez różne strumienie informacji może mieć poważny, długoterminowy, negatywny wpływ na sposób formowania się tych połączeń.
   

• W artykule „Multicosts of Multitasking” autorzy powołując się na różne badania pokreślili, że  choć może to wydawać się sprzeczne z powszechnym przekonaniem, zwykle pracujemy wolniej i mniej wydajnie, gdy wykonujemy wiele zadań jednocześnie. Wielozadaniowość prowadzi do tego, co psychologowie nazywają „kosztami zmiany zadań” lub negatywnymi skutkami przechodzenia od zadania do zadania. Napotykamy koszty przełączania zadań (takie jak wolniejsze tempo pracy) z powodu zwiększonego zapotrzebowania umysłowego, które wiąże się z przeskakiwaniem od jednej aktywności do drugiej.
   

• Wg badania z 2019 r. „Praca, Moc, Energia w polskich firmach” - 36,2 proc. badanych deklarowało wielozadaniowość, czyli wykonywanie kilku zadań w tym samym czasie. Raport podkreśla także, że wielozadaniowość może być przyczyną m.in.: stresu, wypadków w pracy, mniejszej produktywności, może mieć wpływ na nasze związki, a nawet powodować depresję.
   

• W podcaście „The Multitasking Mirage” badacze z University of London dowodzą, że wielozadaniowość wpływa na mózg podobnie jak palenie marihuany lub brak snu w nocy. Iloraz inteligencji badanych osób, które jednocześnie wykonywały wiele zadań, spadał średnio o 15 punktów i był porównywalny do 8-latka.
   

• W podcaście „Mózg a wielozadaniowość medialna” dr. Agnieszka Popławska-Boruc przedstawiła wyniki zebranych przez siebie badań, z których wynikało m.in., że w przypadku wielozadaniowości o 50% wzrasta prawdopodobieństwo popełnienia błędu, potrzebujemy także 50% więcej czasu na dokończenie zadania, powrót do kreatywnej i przerwanej czynności może nam zająć do 23 minut, a 1/3 dnia jest tracona na czynności, które nie są efektywne.

Jakie są zalety i wady wielozadaniowości?

Zdolność do wielozadaniowości zależy od indywidualnych umiejętności i treningu. Niektórzy ludzie są w stanie wykonywać kilka zadań równocześnie i popełnią mniej błędów niż inni. Jednak nadal istnieją ograniczenia dla tego, co mózg może robić jednocześnie. Dlatego ważne jest, aby dobrze poznać siebie, swoje możliwości i wiedzieć, kiedy powinniśmy skupić się na jednej czynności, a kiedy możemy rozdzielić naszą uwagę na kilka zadań.

Zdaniem zwolenników multitaskingu ma on trzy główne zalety, są to:

1. Oszczędność czasu.
   Wielozadaniowość pozwala on na jednoczesne wykonywanie kilku zadań, co może przyspieszyć ich realizację i zaoszczędzić czas.
2. Efektywne wykorzystanie czasu.
   Multitasking pozwala na wykonywanie kilku zadań w jednym czasie, co oznacza, że można wykorzystać każdą wolna chwilę na realizację innych zadań.
3. Zwiększenie produktywności.
   Wiele osób uważa, że multitasking pozwala im na wykonywanie większej liczby zadań w krótszym czasie, co prowadzi do wzrostu ich produktywności.

Natomiast do przeciwnicy multitaskingu do jego wad zaliczają:

1. Obniżenie jakości wykonywania zadań.
   Kiedy jednocześnie wykonujemy kilka zadań, nasza uwaga jest rozproszona, co może prowadzić do obniżenia jakości wykonywania każdego z nich.
2. Dezorientacja.
   Przełączanie się między kilkoma zadaniami może skutkować dezorientacją, a w efekcie prowadzić do pomyłek i błędów.
3. Stres.
   Multitasking może być bardzo stresujący, bowiem wymaga od nas szybkiego reagowania na wiele różnych sytuacji jednocześnie.
4. Brak skupienia.
   Kiedy jednocześnie wykonujemy kilka zadań, nasza uwaga jest rozproszona, co oznacza, że trudno jest nam skupić się na jednym zadaniu.

Jak sobie radzić z wieloma zadaniami? Poznaj 6 porad.

Niektóre osoby, które pracują pod presją multitaskingu, w dłuższej perspektywie mogą mieć wrażenie, że nie radzą sobie z codziennością, co z kolei może prowadzić do pogorszenia samopoczucia i obniżenia własnej samooceny. W codziennym natłoku obowiązków warto zadbać o swój dobrostan psychiczny i małymi krokami wdrażać zmiany.

Od czego zacząć?

1. Planuj swoje zadania.
   Przygotuj listę zadań, które musisz wykonać i przypisz każdemu zadaniu priorytet. Następnie skoncentruj się na jednym zadaniu na raz, aż go wykonasz, zanim przejdziesz do następnego zadania.
2. Wyłącz powiadomienia.
   Wyłącz wszystkie powiadomienia na urządzeniach, które mają dostęp do internetu, aby nie przerywały twojego skupienia. Możesz również ustawić odpowiednie godziny pracy bez powiadomień, aby skupić się na swoich zadaniach.
3. Rób przerwy.  
   Przerwy między zadaniami są ważne dla mózgu, aby odpoczął i przygotował się do kolejnego zadania. Wstań od biurka, zrób kawę, porozmawiaj z kimś lub zrób coś, dzięki czemu się poczujesz się zrelaksowany.
4. Korzystaj z narzędzi do zarządzania czasem.
   Kalendarze, przypomnienia i aplikacje do planowania, aby zaplanować swoje zadania i zapobiec nadmiernemu multitaskingu.
5. Ćwicz uważność.
   Możesz ćwiczyć uważność, wykonując swoje codzienne czynności z pełnym skupieniem i uwagą - jedząc, myjąc zęby, chodząc lub robiąc cokolwiek innego. Praktyka uważności może pomóc kontrolować myśli i emocje, co z kolei może pomóc Ci skupić się na jednym zadaniu na raz.
6. Bądź realistą.
   Nie przeceniaj swojej zdolności do jednoczesnego wykonywania wielu zadań. Pamiętaj, że większość ludzi jest bardziej skuteczniejsza podczas wykonywania jednego zadania, a nie kilku jednocześnie.

Jak zarządzać swoim czasem? 

Jest kilka metod, które pomogą zarządzać Twoim czasem. Jedną z nich jest technika Pomodoro, która polega na dzieleniu pracy na 25-minutowe interwały z krótkimi przerwami. Nazwa metody pochodzi od włoskiego słowa "pomodoro", co oznacza pomidor i nawiązuje do kształtu pomidora - czasomierza kuchennego, którym Francesco Cirillo, twórca tej techniki, posługiwał się, aby mierzyć swoje interwały pracy.

Zgodnie z tą techniką, zaczynamy od ustawienia czasomierza na 25 minut i skupiamy się na jednym zadaniu bez żadnych przerw ani rozpraszania uwagi na inne kwestie czy rzeczy. Po upływie 25 minut, robimy 5 minutową przerwę, która ma na celu odprężenie umysłu i oderwanie się od zadania. Po każdych czterech sesjach pracy, robimy dłuższą, 15-minutową przerwę.
Technika Pomodoro pomaga skupić się na jednym zadaniu na raz. Regularne przerwy pomagają również zachować świeżość umysłu i poprawić wydajność w dłuższej perspektywie.
 

Źródła:

• The Effect of Multitasking on the Grade Performance of Business Students, Y. Ellis, B. Daniels, A. Jaureguii (kwiecień 2010)

• Why multitasking does more harm than good? Discover Magazine, Standford University (maj 2021)

• AGE POWER - Raport z badania PRACA MOC ENERGIA W POLSKICH FIRMACH 2019 - Human Power : Human Power

• Wielozadaniowość tak, ale pod kontrolą | PAP MediaRoom portal. (pap-mediaroom.pl)

• Media multitasking is associated with distractibility and increased prefrontal activity in adolescents and young adults, NeuroImage, (Volume 134, 1 lipiec 2016, strony 113-121

• Multicosts of Multitasking, Kevin P. Madore, Ph.D. and Anthony D. Wagner, Ph.D. (kwiecień 2019)

• Media Multitasking and Cognitive, Psychological, Neural, and Learning Differences, Melina R Uncapher, Lin Lin, Larry D Rosen, Heather L Kirkorian, Naomi S Baron, Kira Bailey, Joanne Cantor, David L Strayer, Thomas D Parsons, Anthony D Wagner (listopad 2017)

• Podcast: Mózg a wielozadaniowość medialna - Uniwersytet SWPS

• Transkrypcja podcastu: The Multitasking Mirage, Scott Blades, M.Ed.
  
  
   

  Ewa Domańska
  NASK
   

  Od 2021 r. pracuje w NASK w Dziale Profilaktyki Cyberzagrożeń. Specjalizuje się w zagadnieniach problematycznego używania internetu i urządzeń cyfrowych. Koordynuje działania Rady Doradczej Rodziców działającej przy Akademii NASK. W ramach Polskiego Centrum Programu Safer Internet (PCPSI) współorganizuje konferencje i uczestniczy w projektach edukacyjnych. W latach 2018 – 2020, w ramach kampanii edukacyjno-informacyjnej dot. bezpiecznego korzystania z internetu, prowadziła zajęcia w szkołach podstawowych dla uczniów oraz spotkania dla rodziców/opiekunów i nauczycieli. 
  
   

wszystkie posty